Parliamo in questo articolo delle principali sfide attuali per l’ottimale fruibilità di sistemi come il CMMS nell’ambito della manutenzione globale.
Voglio iniziare affrontando il problema dalle sue radici:
- I CMMS funzionano solo se sono alimentati con dati.
- I dati devono essere coerenti.
- I dati devono essere inseriti da tutti gli attori coinvolti nel processo di manutenzione.
Attualmente, cosa accade?
La teoria prescrive che un CMMS dovrebbe contenere dati inseriti e utilizzati da tutti gli attori coinvolti nel processo di manutenzione. Ogni figura dovrebbe contribuire con le proprie competenze e metterle a disposizione delle altre.
Ma a che punto siamo?
Mi sembra abbastanza chiaro il disastro della digitalizzazione.
Vediamo ora di comprendere il motivo di ciò:
Nonostante questa sia la mia visione personale, non credo differisca significativamente da altre situazioni lavorative.
- I tecnici non sono soliti compilare report. Da sempre, una volta completata la riparazione, il lavoro del tecnico è considerato concluso. Sia che si tratti di un documento cartaceo o di dati digitali, il tecnico ritiene questa fase di scrittura superflua.
- Per i tecnici, scrivere su un foglio di carta, in ogni modo, risulta più agevole rispetto a farlo su un’applicazione o su un PC. Questa condizione potrebbe essere portata dal fatto di non avere la responsabilità di rovinare un costoso dispositivo smart?
- Consideriamo anche che i tecnici operativi trascorrono di rado il loro tempo in ufficio ed operano spesso in luoghi che possiamo definire “scomodi”.
- Non va trascurato il fatto che, al termine di un intervento, le mani del tecnico sono spesso sporche, rendendo difficile l’utilizzo di carta o dispositivi.
- Dopo un intervento, la mente del tecnico è già proiettata al prossimo. La registrazione di tutte le attività della giornata viene procrastinata fino alla fine del turno, se c’è tempo e se non si è troppo stanchi; altrimenti, si rimanda al giorno successivo, o a quello dopo, e così via.
- I dati inseriti non sempre sono dati reali. Ad esempio: I tempi degli interventi indicati nella manodopera sono raramente realistici perché, ad esempio, il tempo necessario per reperire materiale dal magazzino o da un fornitore non viene mai preso in considerazione.
- Scendere nei dettagli tecnici della risoluzione di un guasto è spesso faticoso, quindi si tende a sintetizzare. Non è raro leggere nei rapporti un “guasto risolto” o addirittura un “tutto ok”. Ricordo abbastanza bene le due strette righe disponibili nei bollettini di lavoro in triplice copia, dove era necessario descrivere l’intervento in modo estremamente conciso.
A questo punto verrebbe spontaneo chiedersi se tutti i punti sopracitati non siano derivativi di fattori culturali e/o generazionali.
Tuttavia, è anche vero che oramai, tutti usano uno smartphone, usano i social ed inviano foto e quindi? Dove sta il problema?
E’ possibile che tutto questo succeda perchè “l’intervento” e “la rendicontazione” vengono visti come compiti destinati a ruoli differenti?
Chi usa gli attrezzi non usa la “penna”. Secondo me è proprio questo il nocciolo culturale del problema su cui bisogna intervenire.
Un buon tecnico di manutenzione 4.0 deve saper riparare il guasto e saper relazionare il problema nel dettaglio perchè questo “archivio storico” sia di aiuto (riduzione dei tempi di diagnostica e risoluzione) ad altri tecnici quando il guasto si ripeterà.
Cultura ed educazione professionale
Se la trasmissione di cultura ed esperienza professionale avviene attraverso la collaborazione tra un professionista più anziano e uno più giovane, è lecito attendersi un rapido cambiamento?
Il personale addetto alla gestione del sito si trova, nella pratica quotidianità, di fronte a una decisione cruciale: optare per la difficile strada del dato digitale o per la strada “comoda” del tradizionale foglio di carta?
Nellla concretezza,dovuta alle basse cifre economiche dei contratti, ai sempre più brevi tempi di risoluzione dei problemi richiesti, alla necessità di marginalità di cui un’azienda ha bisogno, è quasi certo che, la gestione, si orienti verso la “comodità” della tradizionale stampa su carta per non alterarare l’equilibrio che, nella sola operatività, funziona.
Quindi la soluzione del compromesso tra digitalizzazione e documento cartaceo, come viene affrontata?
La figura del Data Entry
Lavorare effettivamente con la carta e dover utilizzare un CMMS per altre inevitabili necessità, rende la figura del data entry fondamentale. Tuttavia, emergono diverse problematiche in questa dinamica.
- Il data entry difficilmente sarà un tecnico. Per questa condizione, non avrà la capacità di correggere, di perfezionare e migliorare a livello tecnico il dato proveniente dai rapportini degli operatori.
- Il data entry si trova di fronte a un’eccessiva mole di dati da trasformare da formato cartaceo a digitale.
Una soluzione spesso adottata è la scansione dei rapportini, che vengono poi allegati come file PDF al ticket del CMMS.
Spero si comprenda la sconfortante realtà di un CMMS utilizzato parzialmente come archivio di dati in PDF anziché come strumento di analisi digitale.
A sostenere la scelta del pdf allegato contribuisce purtroppo anche una serie di moduli richiesti dalle normative, difficili da digitalizzare a causa della loro complessità di dettaglio. Inoltre, ci sono ancora parecchi auditori che pretendono di visionare un documento cartaceo con firma originale.
Alcune istituzioni stanno introducendo la comunicazione digitale tra i loro portali e vari CMMS, il che risolverebbe molte problematiche, ma è evidente che siamo ancora lontani da un’efficace funzionalità.
EXCEL
Nemico numero uno del CMMS. Ancora radicato profondamente nel mondo tecnico per la raccolta dei dati.
Sicuramente è un programma molto potente, ma non è fatto per la gestione totale di un processo di manutenzione e soprattutto, non è condivisibile in maniera settoriale come può esserlo, a tutti gli effetti, un CMMS.
Concludo:
Dire che si può fare a meno di un CMMS oggi è impossibile, ma ci troviamo ancora in un periodo di transizione.
Il mercato, come sempre, deve vendere prodotti sempre più spinti. I prodotti funzionano più o meno bene e svolgono ciò che promettono, ma il problema risiede nell’ingranaggio che dovrebbe far ruotare un sistema ancora incompleto di tutte le necessarie rotelline.
È probabile che le sensoristiche dell’IIOT e l’intelligenza artificiale superino in parte l’ostacolo umano, ma in qualche fase del processo, la presenza umana sarà sempre necessaria.
Possiamo dire che il progresso, a volte, non ci aspetta? È vantaggioso ignorare questo divario?
Se posso permettermi un paio di consigli:
- Investite in cultura digitale sui tecnici operativi in maniera graduale (Scuole Elementari > Medie > Superiori > Università).
- Se non avete esigenze particolari, acquistate CMMS di facile utilizzo
- Mirate di più alla qualità del dato piuttosto che alla quantità. Analisi non attendibili sono solo “un fuoco d’artificio” per niente utilizzabile nelle azioni di miglioramento.
Leggi anche gli articoli su “IoT e IIoT” i “I software di gestione di manutenzione (CMMS)” e “Dalla supervisione all’autocontrollo del servizio manutentivo“